Een medewerker die terugkomt van twee weken vakantie en ontdekt dat zijn aanvraag nooit is goedgekeurd, of een loonstrook die nergens te vinden is op de dag vóór een hypotheekaanvraag: dit soort situaties is verantwoordelijk voor het merendeel van de vragen aan HR bij BNP Paribas.
Het Alis-portaal is ontwikkeld om deze zaken te centraliseren en het heen-en-weergemail tussen medewerkers en hun HR-beheerder te voorkomen. Vakantie, loonstroken, verklaringen, aanvullende zorgverzekering: alles verloopt via deze centrale omgeving, die toegankelijk is voor medewerkers van de groep.
Loonstroken op Alis: ophalen, bewaren en het recht om bezwaar te maken
Het bekijken van loonstroken is veruit de belangrijkste reden om in te loggen op het portaal. Op Alis wordt elke loonstrook elektronisch beschikbaar gesteld en kan deze in een gangbaar formaat worden bekeken en gedownload. Een goede gewoonte: download elke loonstrook zodra deze beschikbaar is en bewaar hem op een persoonlijk opslagmedium.
Dat is geen overbodige voorzorgsmaatregel. Als je de groep verlaat, worden je zakelijke inloggegevens gedeactiveerd. Heb je je loonstroken niet eerder opgehaald, dan moet je ze daarna formeel opvragen bij je voormalige werkgever. De afhandelingstijd kan variëren.
Een punt dat in gebruikelijke handleidingen niet wordt vermeld: medewerkers kunnen bezwaar maken tegen de digitalisering van hun loonstrook. Het Franse recht biedt die mogelijkheid. Je kunt dus vragen om een papieren loonstrook door contact op te nemen met je HR-beheerder of via het Alis HR-portaal van BNP Paribas, afhankelijk van de interne procedure van de entiteit. De werkgever mag het elektronische formaat niet verplicht stellen zonder deze optie open te houden.
Een andere wettelijke verplichting om rekening mee te houden: als de dienstverlener die de loonstroken host zijn activiteiten staakt, moeten gebruikers minstens drie maanden van tevoren worden gewaarschuwd, zodat ze hun documenten kunnen ophalen. De werkgever bewaart zelf ook jarenlang een kopie. Deze twee bewaarplichten (voor de medewerker en voor de werkgever) staan los van elkaar en vervangen elkaar niet.
Vakantie en afwezigheid beheren: hoe de goedkeuring verloopt
Vakantie aanvragen via Alis kost maar een paar klikken. Minder zichtbaar is de goedkeuringsprocedure. Elke aanvraag wordt doorgestuurd naar de direct leidinggevende, die de tijd krijgt om deze goed of af te keuren. Zolang de goedkeuring niet in het portaal is bevestigd, staat de vakantie niet vast.
In de praktijk leveren twee situaties regelmatig problemen op:
- De manager is zelf afwezig en de aanvraag blijft in behandeling omdat er geen actieve vervanger is aangewezen om aanvragen goed te keuren. De medewerker gaat ervan uit dat geen reactie betekent dat de aanvraag is goedgekeurd, maar dat is niet gegarandeerd.
- Een vakantieaanvraag die na de eerste indiening wordt gewijzigd (bijvoorbeeld door andere data te kiezen), kan soms dubbel in het systeem komen te staan. Er verschijnen dan twee aanvragen, waarvan er één verouderd is en het weergegeven saldo kan vertekenen.
- RTT-dagen, extra vakantiedagen wegens spreiding of anciënniteit worden niet altijd in dezelfde teller weergegeven. Controleer de uitsplitsing van het saldo en niet alleen het totaal om verrassingen aan het einde van de periode te voorkomen.
Het portaal verstuurt meldingen, maar die komen binnen op de zakelijke mailbox. Buiten het interne netwerk zie je ze niet altijd. Controleer de status van je aanvraag rechtstreeks in Alis voordat je een vlucht boekt; dat is de betrouwbaarste voorzorgsmaatregel.
Op afstand toegang tot het Alis-portaal: VPN, mobiel en externe medewerkers
Vanaf een werkplek van BNP Paribas is het portaal zonder bijzondere problemen toegankelijk. Bij thuiswerken of onderweg ligt dat anders. Een verbinding met de VPN van de groep is vereist om Alis via een extern netwerk te bereiken. Zonder actieve VPN wordt de pagina simpelweg niet geladen.
Op een smartphone of tablet werkt de toegang op dezelfde manier: browser, VPN en vervolgens je zakelijke inloggegevens. De interface past zich aan kleinere schermen aan, maar sommige functies (documenten downloaden, bankgegevens wijzigen) werken prettiger op een computer.
Externe medewerkers en leveranciers
Externe medewerkers en leveranciers die bij de groep zijn ondergebracht, krijgen niet op dezelfde manier toegang tot Alis als werknemers. Afhankelijk van de entiteit en het type contract verloopt de toegang via een gevirtualiseerde omgeving (VDI) of via een afzonderlijk portaal. De inloggegevens zijn anders dan die van vaste medewerkers en ook de procedure voor de eerste keer inloggen verschilt. De HR-supportdienst van de ontvangende entiteit is het juiste aanspreekpunt om toegang te krijgen.
Gebruikersnaam kwijt of account geblokkeerd op Alis: wat je moet doen
Een accountblokkering na meerdere mislukte inlogpogingen is de belangrijkste reden om contact op te nemen met de supportafdeling. Het portaal blokkeert de toegang om veiligheidsredenen, in overeenstemming met de vereisten voor de bescherming van persoonsgegevens.
Je wachtwoord opnieuw instellen kan niet via een eenvoudige link per e-mail, zoals bij een consumentenservice. Voor de procedure moet je contact opnemen met HR of de interne IT-support. Afhankelijk van de werkdruk kan dit één tot meerdere werkdagen duren.
Zo voorkom je dat je account wordt geblokkeerd:
- Gebruik de wachtwoordmanager van je zakelijke browser om herhaalde invoerfouten te voorkomen.
- Verwar je Alis-inloggegevens niet met die van de bankomgeving voor particuliere klanten van BNP Paribas: het zijn twee volledig gescheiden systemen.
- Noteer bij de eerste keer inloggen de gebruikersnaam die je van HR hebt gekregen en bewaar deze buiten je werkcomputer, bijvoorbeeld in een persoonlijke digitale kluis.
De URL van het portaal is niet geïndexeerd door openbare zoekmachines. Wie op een zoekmachine zoekt naar “Alis BNP Paribas”, vindt alleen artikelen van derden en niet de echte inlogpagina. Het exacte adres wordt intern gedeeld, meestal in het introductiepakket of op het intranet van de groep.
Het Alis-portaal bundelt alle administratieve contacten tussen medewerkers en de BNP Paribas-groep. Door je loonstroken regelmatig te downloaden, de daadwerkelijke status van je vakantieaanvragen te controleren en je inloggegevens veilig te bewaren, voorkom je de meeste dagelijkse problemen.
