Ein Mitarbeiter kehrt nach zwei Wochen Urlaub zurück und stellt fest, dass sein Antrag nie genehmigt wurde. Oder am Tag vor einem Antrag auf einen Immobilienkredit ist die Gehaltsabrechnung nicht auffindbar. Solche Situationen machen den Großteil der HR-Anfragen bei BNP Paribas aus.
Das Alis-Portal wurde entwickelt, um diese Vorgänge zentral zu verwalten und den E-Mail-Verkehr zwischen Mitarbeitern und HR-Ansprechpartnern zu reduzieren. Urlaub, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Krankenversicherung: Alles läuft über diesen zentralen Bereich, auf den die Mitarbeiter der Gruppe zugreifen können.
Gehaltsabrechnungen auf Alis: Abruf, Aufbewahrung und Widerspruchsrecht
Der Abruf von Gehaltsabrechnungen macht den Großteil der Portalzugriffe aus. Auf Alis wird jede Abrechnung elektronisch bereitgestellt und kann in einem gängigen Format angezeigt und heruntergeladen werden. Am besten lädt man jede Abrechnung direkt nach ihrer Veröffentlichung herunter und speichert sie auf einem persönlichen Datenträger.
Diese Vorsichtsmaßnahme ist durchaus wichtig. Beim Ausscheiden aus der Gruppe werden die beruflichen Zugangsdaten deaktiviert. Wurden die Gehaltsabrechnungen zuvor nicht heruntergeladen, muss man sie anschließend beim ehemaligen Arbeitgeber formell anfordern. Die Bearbeitungszeiten können dabei variieren.
Ein Punkt, der in den üblichen Ratgebern nicht erwähnt wird: Mitarbeiter können der Digitalisierung ihrer Gehaltsabrechnung widersprechen. Das französische Recht sieht diese Möglichkeit vor. Konkret kann man bei seinem HR-Ansprechpartner oder über das Alis-HR-Portal von BNP Paribas eine Gehaltsabrechnung in Papierform anfordern. Dabei gilt das interne Verfahren der jeweiligen Einheit. Der Arbeitgeber darf das elektronische Format nicht vorschreiben, ohne diese Option anzubieten.
Eine weitere gesetzliche Verpflichtung, die man kennen sollte: Stellt der Dienstleister, bei dem die Gehaltsabrechnungen gespeichert sind, seinen Betrieb ein, müssen die Nutzer mindestens drei Monate im Voraus informiert werden, damit sie ihre Dokumente abrufen können. Der Arbeitgeber bewahrt seinerseits mehrere Jahre lang eine Kopie auf. Diese beiden Aufbewahrungspflichten – aufseiten der Mitarbeiter und des Arbeitgebers – sind voneinander unabhängig und ersetzen einander nicht.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Was bei der Genehmigung zu beachten ist
Einen Urlaubsantrag auf Alis zu stellen, dauert nur wenige Klicks. Weniger sichtbar ist der Genehmigungsprozess. Jeder Antrag wird an den direkten Vorgesetzten weitergeleitet, der ihn innerhalb einer bestimmten Frist genehmigen oder ablehnen muss. Solange die Genehmigung nicht im Portal bestätigt wurde, gilt der Urlaub nicht als genehmigt.
In der Praxis führen zwei Situationen regelmäßig zu Problemen:
- Der Vorgesetzte ist selbst abwesend und der Antrag bleibt unbearbeitet, weil keine Vertretung für die Genehmigung eingerichtet wurde. Der Mitarbeiter tritt seinen Urlaub in der Annahme an, dass Schweigen als Zustimmung gilt – darauf ist jedoch kein Verlass.
- Wird ein Urlaubsantrag nach dem Einreichen geändert, etwa durch eine Anpassung der Daten, kann im System mitunter ein Duplikat entstehen. Dann gibt es zwei Anträge, von denen einer veraltet ist und den angezeigten Resturlaub verfälschen kann.
- RTT-Tage, zusätzliche Urlaubstage für die Aufteilung des Jahresurlaubs oder für die Betriebszugehörigkeit werden nicht immer im selben Zähler angezeigt. Wer die Aufschlüsselung des Resturlaubs statt nur den Gesamtwert prüft, erlebt zum Ende des Zeitraums keine bösen Überraschungen.
Das Portal versendet Benachrichtigungen, diese gehen jedoch an das berufliche E-Mail-Postfach. Außerhalb des internen Netzwerks sieht man sie nicht immer. Am zuverlässigsten ist es, den Status des Antrags direkt in Alis zu prüfen, bevor man einen Flug bucht.
Alis-Portal von außerhalb des Unternehmens nutzen: VPN, Mobilgeräte und externe Dienstleister
Von einem BNP-Paribas-Arbeitsplatz aus ist der Zugriff auf das Portal in der Regel problemlos. Im Homeoffice oder auf Reisen sieht die Sache anders aus. Eine Verbindung mit dem VPN der Gruppe ist Voraussetzung, um Alis über ein externes Netzwerk aufzurufen. Ohne aktive VPN-Verbindung wird die Seite schlicht nicht geladen.
Auf Smartphones und Tablets funktioniert der Zugriff nach demselben Prinzip: Browser öffnen, VPN verbinden und anschließend die beruflichen Zugangsdaten eingeben. Die Benutzeroberfläche passt sich kleineren Bildschirmen an, doch einige Funktionen – etwa das Herunterladen von Dokumenten oder das Ändern der Bankverbindung – lassen sich am Computer einfacher nutzen.
Externe Mitarbeiter und Dienstleister
Externe Mitarbeiter und Dienstleister, die für die Gruppe tätig sind, greifen nicht auf dieselbe Weise auf Alis zu wie fest angestellte Mitarbeiter. Je nach Einheit und Vertragsart erfolgt der Zugriff über eine virtualisierte Umgebung (VDI) oder ein separates, dafür vorgesehenes Portal. Die Zugangsdaten unterscheiden sich von denen der fest angestellten Mitarbeiter, und auch die Erstanmeldung läuft anders ab. Für den Zugang ist der HR-Support der aufnehmenden Einheit der richtige Ansprechpartner.
Alis-Zugangsdaten vergessen oder Konto gesperrt: So gehen Sie vor
Eine Kontosperrung nach mehreren erfolglosen Anmeldeversuchen ist der häufigste Grund für eine Anfrage beim Support. Aus Sicherheitsgründen sperrt das Portal den Zugang, um die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten zu erfüllen.
Das Passwort lässt sich nicht einfach über einen Link zurücksetzen, der per E-Mail verschickt wird, wie bei einem allgemein zugänglichen Online-Dienst. Für das Zurücksetzen muss man sich an die Personalabteilung oder den internen IT-Support wenden. Je nach Auslastung kann das ein bis mehrere Werktage dauern.
So lassen sich Kontosperrungen vermeiden:
- Den Passwortmanager des beruflichen Browsers verwenden, um wiederholte Eingabefehler zu vermeiden.
- Die Alis-Zugangsdaten nicht mit denen des öffentlichen BNP-Paribas-Onlinebankings verwechseln: Es handelt sich um zwei vollständig getrennte Systeme.
- Bei der ersten Anmeldung die von der Personalabteilung mitgeteilten Zugangsdaten notieren und außerhalb des Arbeitsplatzes sicher aufbewahren, zum Beispiel in einem persönlichen digitalen Tresor.
Die URL des Portals ist nicht in öffentlichen Suchmaschinen indexiert. Wer nach „Alis BNP Paribas“ sucht, findet lediglich Artikel von Drittanbietern, nicht die eigentliche Anmeldeseite. Die genaue Adresse wird intern mitgeteilt, in der Regel im Einführungspaket oder im Intranet der Gruppe.
Das Alis-Portal bündelt die gesamte administrative Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der BNP-Paribas-Gruppe. Wer regelmäßig seine Gehaltsabrechnungen herunterlädt, den tatsächlichen Status seiner Urlaubsanträge prüft und seine Zugangsdaten sicher aufbewahrt, kann die meisten alltäglichen Probleme vermeiden.
