Un collaboratore che rientra dopo due settimane di ferie e scopre che la sua richiesta non è mai stata approvata, una busta paga introvabile alla vigilia di una richiesta di mutuo: queste situazioni sono all’origine della maggior parte delle richieste rivolte alle risorse umane di BNP Paribas.
Il portale Alis è stato progettato per centralizzare queste pratiche ed eliminare gli scambi di e-mail tra il dipendente e il responsabile delle risorse umane. Ferie, buste paga, certificati, assicurazione sanitaria integrativa: tutto passa da questo spazio unico, accessibile ai dipendenti del gruppo.
Buste paga su Alis: recupero, conservazione e diritto di opposizione
La consultazione delle buste paga rappresenta la stragrande maggioranza degli accessi al portale. Su Alis, ogni busta paga è disponibile in formato elettronico e può essere consultata e scaricata nel formato più comune. La buona abitudine da adottare: scaricare ogni busta paga non appena viene pubblicata e conservarla su un supporto personale.
Questa precauzione non è affatto superflua. In caso di uscita dal gruppo, le credenziali aziendali vengono disattivate. Se le buste paga non sono state scaricate prima, per ottenerle in seguito occorre presentare una richiesta formale all’ex datore di lavoro, con tempi variabili.
Un aspetto che le guide abituali non menzionano: il dipendente può rifiutare la dematerializzazione della propria busta paga. La legge francese prevede questa possibilità. In concreto, è possibile chiedere di ricevere una busta paga cartacea rivolgendosi al proprio responsabile delle risorse umane o tramite il portale HR Alis di BNP Paribas, secondo la procedura interna dell’entità di appartenenza. Il datore di lavoro non può imporre il formato elettronico senza lasciare aperta questa possibilità.
Un altro obbligo di legge da conoscere: se il fornitore che ospita le buste paga cessa la propria attività, gli utenti devono essere avvisati con almeno tre mesi di anticipo, così da poter recuperare i propri documenti. Il datore di lavoro, dal canto suo, ne conserva una copia per diversi anni. Questi due obblighi di conservazione (a carico del dipendente e del datore di lavoro) sono distinti e non si sostituiscono l’uno all’altro.
Gestione di ferie e assenze: cosa succede durante l’approvazione
Richiedere un giorno di ferie su Alis richiede pochi clic. La parte meno visibile è l’iter di approvazione. Ogni richiesta viene inoltrata al responsabile diretto, che ha a disposizione un certo tempo per approvarla o rifiutarla. Finché l’approvazione non viene confermata nel portale, le ferie non sono autorizzate.
Nella pratica, due situazioni creano spesso problemi:
- Il responsabile è a sua volta assente e la richiesta resta in sospeso, senza che sia stata attivata una delega per l’approvazione. Il dipendente parte per le ferie pensando che il silenzio equivalga a un assenso, ma non è detto che sia così.
- Una richiesta di ferie modificata dopo l’invio iniziale (per esempio, per cambiare le date) a volte genera un duplicato nel sistema. Ci si ritrova con due richieste, una delle quali non più valida, che può alterare il saldo visualizzato.
- I giorni di RTT, di frazionamento o legati all’anzianità di servizio non sempre compaiono nello stesso contatore. Controllare il dettaglio del saldo, e non solo il totale, evita brutte sorprese a fine periodo.
Il portale invia notifiche, ma queste arrivano sulla casella di posta aziendale. Fuori dalla rete interna, non sempre è possibile visualizzarle. Controllare direttamente su Alis lo stato della richiesta prima di prenotare un volo resta la precauzione più affidabile.
Accesso al portale Alis fuori sede: VPN, dispositivi mobili e fornitori
Da una postazione di lavoro BNP Paribas, accedere al portale non presenta particolari difficoltà. La situazione cambia quando si lavora da remoto o si è in viaggio. La connessione alla VPN del gruppo è un requisito indispensabile per accedere ad Alis da una rete esterna. Senza una VPN attiva, la pagina semplicemente non si carica.
Su smartphone o tablet, la procedura è la stessa: browser, VPN e poi credenziali aziendali. L’interfaccia si adatta agli schermi più piccoli, ma alcune funzioni (scaricare documenti, modificare le coordinate bancarie) risultano più pratiche da computer.
Il caso dei fornitori e dei collaboratori esterni
I collaboratori esterni o i fornitori che lavorano presso il gruppo non accedono ad Alis come i dipendenti. A seconda dell’entità e del tipo di contratto, l’accesso avviene tramite un ambiente virtualizzato (VDI) oppure un portale dedicato distinto. Le credenziali sono diverse da quelle dei dipendenti a tempo indeterminato e la procedura per il primo accesso non è la stessa. Per ottenere le credenziali, il referente giusto è il servizio di supporto HR dell’entità ospitante.
Credenziali dimenticate o account bloccato su Alis: cosa fare
Il blocco dell’account dopo diversi tentativi di accesso non riusciti è la causa più frequente delle richieste di assistenza. Il portale blocca l’accesso per motivi di sicurezza, in conformità ai requisiti di protezione dei dati personali.
La reimpostazione della password non avviene tramite un semplice link inviato per e-mail, come per un servizio destinato al grande pubblico. La procedura coinvolge il servizio HR o il supporto informatico interno e può richiedere da uno a diversi giorni lavorativi, a seconda del carico di lavoro del servizio.
Per ridurre il rischio di blocchi:
- Utilizzare il gestore di password del browser aziendale per evitare ripetuti errori di digitazione.
- Non confondere le credenziali Alis con quelle dell’area clienti bancaria BNP Paribas per il grande pubblico: si tratta di due sistemi completamente separati.
- Al primo accesso, annotare il nome utente fornito dal servizio HR e conservarlo al di fuori della postazione di lavoro (per esempio, in una cassaforte digitale personale).
L’URL di accesso al portale non è indicizzato dai motori di ricerca pubblici. Cercando «Alis BNP Paribas» su un motore di ricerca si trovano solo articoli di terze parti, non la vera pagina di accesso. L’indirizzo esatto viene comunicato internamente, in genere nel kit di onboarding o sulla intranet del gruppo.
Il portale Alis centralizza l’intero rapporto amministrativo tra il dipendente e il gruppo BNP Paribas. Scaricare regolarmente le proprie buste paga, verificare lo stato effettivo delle richieste di ferie e conservare le credenziali in un luogo sicuro sono le tre buone abitudini che permettono di evitare la maggior parte dei problemi quotidiani.
